„Vor einigen Wochen wurden wir gebeten, unsere interne Kommunikation von Skype und E-Mail auf MS Teams umzustellen. Obwohl wir Berater für digitale Kommunikation sind, sind wir auch Menschen – und Menschen sind, von Natur aus, zögerlich gegenüber Veränderungen, zumindest anfangs. Wir müssen uns mit neuen Funktionalitäten auseinandersetzen, herausfinden, welchen Mehrwert uns das Tool bietet, und dann müssen wir natürlich unsere täglichen Arbeitsgewohnheiten ändern. Mit MS Teams konnte ich all diese Schritte in nur einer Woche bewältigen – und jetzt möchte ich es nicht mehr anders haben.“ Trainerin und Beraterin Kerstin Schachinger erzählt von Ihrer persönlichen Erfahrung im Umgang mit einem neuen Tool: Microsoft Teams.
Ich gebe oft Schulungen zum Thema „Einsatz von Unternehmenskommunikationstools“ – und eines meiner Lieblingsthemen ist die kontextualisierte Kommunikation. Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, was ich damit meine, möchte ich Ihnen zwei Beispiele aufzeigen:
Vor einigen Jahren arbeitete ich in einem Umfeld, in welchem wir E-Mail nur als Mittel zur externen und internen Kommunikation nutzten. Jeden Tag kam ich ins Büro, zog meine Jacke aus, holte mir eine Tasse Kaffee, setzte mich an den (stationären) Computer, schaltete ihn ein, holte tief Luft – und fing an, all die ungelesenen E-Mails durchzulesen, die sich seit dem Tag zuvor angesammelt hatten. Montags war es natürlich am schlimmsten, da die Leute über das Wochenende natürlich Zeit hatten, eine Menge E-Mails zu schicken. „Arbeit“ war nichts anderes mehr, als alle E-Mails einzeln der Reihe nach zu lesen und zu entscheiden, ob sie sofort oder später beantwortet werden sollten. Diese Tätigkeit nahm mir all meine Energie und auch all meine Begeisterung für die Themen, an denen ich eigentlich hätte arbeiten müssen.
„Arbeit“ war nichts weiter als das Lesen und Beantworten von E-Mails geworden.
Warum hat das so viel Zeit und Energie gekostet? E-Mail-Posteingänge arbeiten linear. Sie können E-Mails eine nach der anderen öffnen. Jedes Mal, wenn Sie dies tun, müssen Sie zuerst den Kontext verstehen: Wer ist der Absender? Was ist das Thema der Nachricht? Was will die Person (Kunden oder auch Kollege) von mir? Der einfache Akt der Kontextualisierung dauert im besten Fall ein paar Sekunden, manchmal auch ein paar Minuten. Meistens werden in jeder E-Mail gleich mehrere Themen angesprochen. Wir haben nicht die Möglichkeit, die Themen einzeln zu beantworten, denn wir haben Gefühl, dass wir auf alles eine Antwort haben sollten, bevor wir tatsächlich auf „Senden“ klicken können.
Jedes Mal, wenn wir eine E-Mail öffnen, brauchen wir etwas Zeit, um den Kontext zu verstehen.
So verbringen wir Stunden vor halbgeschriebenen E-Mail-Entwürfen, einschließlich der Unterbrechungen im Arbeitsalltag – wie z. B. Anrufe oder Kollegen, die vorbeikommen, uns Fragen stellen und uns Aufgaben geben. Ich wusste keinen anderen Weg, deshalb konnte ich die Situation auch nicht ändern. Ich fühlte mich festgefahren – und obwohl meine Freunde mir sagen, dass ich eine sehr begeisterungsfähige Person bin, wenn es um Themen geht, die mich interessieren, verlor ich jeden Enthusiasmus und war der Meinung, ich müsste die Tatsache akzeptieren, dass es nun mal so ist, wie es ist – das Büroleben.
Ich verlor all meine Begeisterung und dachte, ich müsste akzeptieren, dass es nun mal so ist, wie es ist – das Büroleben.
- Um zu erfahren, wie die Begeisterung und der Fokus für die relevanten Tätigkeiten zurückkam, lesen Sie im Originalartikel weiter.
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